KDGF – Quản lý Tài sản

Dashboard Quản lý tài sản

Công việc tồn, chất lượng dữ liệu và tình trạng tài sản

Phân bố trạng thái quản lý

Giá trị TSCĐ theo nhóm (triệu ₫)

📋 Việc cần chú ý – Top 10 ưu tiên

⚠️ Cảnh báo Quản trị

🏭 Tình trạng theo đơn vị

🔧 Sửa chữa cần chú ý

Danh sách Tài sản

Mã tài sản	Tên tài sản	Nhóm	Hạng	Số lượng	Đơn vị SD	Người chịu TN	Tình trạng	Trạng thái

Trợ lý AI nhập liệu

Soạn nháp điều chuyển, sửa chữa và tìm tài sản bằng câu lệnh tiếng Việt

Anh muốn thực hiện công việc gì?

Hãy nêu mã hoặc tên tài sản cùng các thông tin đã biết. AI chỉ soạn nháp; dữ liệu chỉ được ghi sau khi anh kiểm tra và bấm lưu trong biểu mẫu.

Trợ lý chưa xử lý yêu cầu nào.

Bản nháp đề xuất

AI không có quyền phê duyệt hoặc tự thay đổi Asset Master. Mọi nội dung phải được người dùng xác nhận.

Thông tin bản nháp sẽ xuất hiện tại đây.

Điều chuyển Tài sản

Lịch sử ghi nhận điều chuyển giữa các đơn vị

Số phiếu	Ngày DC	Tài sản / Số lượng	Từ đơn vị	Đến đơn vị	Người giao	Người nhận	Trạng thái

Theo dõi Sửa chữa

Ghi nhận sự cố và theo dõi sửa chữa

Mã SC	Ngày báo	Tài sản	Sự cố	Đơn vị sửa	Dự kiến xong	Ngày SC	Chi phí	Trạng thái

Trung tâm công việc Ban Nội vụ

Việc cần xử lý và chất lượng dữ liệu Asset Master

Xác minh tài sản

Đơn vị xác nhận thực tế · Ban Nội vụ kiểm soát Asset Master

QR tài sản & Hiện trường

Tạo tem định danh, tra cứu nhanh và mở nghiệp vụ tại tài sản

Bảo hành – Bảo trì – Kiểm định

Theo dõi kế hoạch, hạn thực hiện và lịch sử công việc kỹ thuật

Nhàn rỗi – Thu hồi – Thanh lý

Theo dõi tài sản không khai thác và các bước kết thúc vòng đời

Sức khỏe tài sản & Kế hoạch thay thế

Điểm sức khỏe minh bạch · Khuyến nghị quản trị · Nhu cầu vốn 3/6/12 tháng

Kiểm soát & Audit hệ thống

Phát hiện xung đột nghiệp vụ, sai trạng thái và liên kết dữ liệu bất thường

Quy trình Quản lý tài sản

Khung vận hành quản lý tập trung, tra cứu xuyên suốt vòng đời tài sản

QUY TRÌNH 01 · QUẢN LÝ TẬP TRUNG

QUY TRÌNH NHẬP MỚI TÀI SẢN

Áp dụng sau khi tài sản đã được mua sắm, nghiệm thu hoặc tiếp nhận theo quy trình hiện hành. Quy trình này đưa tài sản vào hệ thống quản lý tập trung; không thay thế và không tham gia phê duyệt mua sắm.

Đầu mối quản trị: Ban Nội vụ

01 · Tài sản đã hình thànhXác nhận phạm vi quản lý tập trung

→

02 · Tài sản được định danhHình thành hồ sơ Asset Master duy nhất

→

03 · Tài sản được bàn giaoXác lập vị trí và người chịu trách nhiệm

1

BƯỚC 01

Xác lập tài sản mới

Phối hợp: Đơn vị hình thành tài sản · Kế toán · Ban Nội vụ

Khi tài sản đã được mua sắm, nghiệm thu hoặc tiếp nhận theo quy trình hiện hành, tài sản phải được đưa vào diện quản lý tập trung.

Hồ sơ xác lập tối thiểu

Tên tài sản và số lượng

Thông tin nhận diện/serial nếu có

Hồ sơ mua sắm, nghiệm thu hoặc nhập kho liên quan

Giá trị theo thông tin Kế toán

Đơn vị dự kiến sử dụng

Điểm kiểm soát: Ban Nội vụ tham gia và ký xác nhận tài sản thuộc phạm vi quản lý tập trung.

2

BƯỚC 02

Đăng ký và định danh tài sản

Chủ trì: Ban Nội vụ

Ban Nội vụ tạo hồ sơ tài sản trên hệ thống quản lý tập trung. Từ đây, tài sản có một hồ sơ quản lý duy nhất xuyên suốt vòng đời.

Nội dung đăng ký

Cấp mã tài sản

Phân nhóm tài sản

Xác định hạng A/B/C

Gắn thông tin kế toán

Ghi nhận thông tin nhận diện cần thiết

Kết quả: Asset ID được tạo và trở thành khóa tra cứu thống nhất trong toàn Công ty.

3

BƯỚC 03

Bàn giao và xác lập trách nhiệm

Thực hiện: Đơn vị giao · Đơn vị nhận
Xác nhận quản lý: Ban Nội vụ

Khi tài sản được đưa vào sử dụng, đơn vị giao và đơn vị nhận thực hiện bàn giao theo nghiệp vụ hiện hành. Ban Nội vụ ký xác nhận quản lý tài sản.

Biên bản bàn giao xác định

Tài sản được bàn giao

Đơn vị sử dụng

Vị trí sử dụng

Người nhận/người chịu trách nhiệm

Tình trạng tại thời điểm bàn giao

Đơn vị sử dụng→Vị trí→Người chịu trách nhiệm→Trạng thái hiện tại

Điểm kết thúc quy trình: tài sản đã có hồ sơ duy nhất, vị trí rõ ràng, trách nhiệm rõ ràng và trạng thái có thể tra cứu.

QUY TRÌNH 02 · THEO DÕI HIỆN TRẠNG

QUY TRÌNH SỬA CHỮA TÀI SẢN

Ghi nhận đầy đủ từ khi phát sinh sự cố đến khi tài sản được nghiệm thu và trở lại vận hành. Hệ thống quản lý tài sản theo dõi hiện trạng và lịch sử; việc phê duyệt chủ trương, chi phí và lựa chọn đơn vị sửa chữa thực hiện theo quy định hiện hành.

Đầu mối hồ sơ và cập nhật Asset Master: Ban Nội vụ

01 · Ghi nhận sự cốKhóa đúng tài sản và hiện trạng phát sinh

→

02 · Theo dõi sửa chữaCập nhật tiến độ, chi phí và thời gian dừng

→

03 · Nghiệm thu và đóng phiếuTrả tài sản về trạng thái vận hành thực tế

1

BƯỚC 01

Ghi nhận sự cố và xác lập yêu cầu sửa chữa

Khởi tạo: Đơn vị sử dụng
Tiếp nhận hồ sơ: Ban Nội vụ

Khi phát hiện tài sản hỏng, hoạt động bất thường hoặc không bảo đảm an toàn, đơn vị sử dụng lập phiếu sự cố gắn với đúng Asset ID.

Thông tin cần ghi nhận

Tài sản và mã Asset ID

Ngày, giờ và người báo sự cố

Mô tả lỗi, hình ảnh hiện trạng

Mức độ ảnh hưởng vận hành/an toàn

Vị trí và trạng thái tài sản

Biện pháp tạm thời nếu có

Cập nhật tức thời: chuyển trạng thái Asset Master sang Hỏng, Chờ sửa hoặc Ngừng hoạt động phù hợp thực tế.

2

BƯỚC 02

Thực hiện và theo dõi sửa chữa

Thực hiện: Kỹ thuật/NCC theo phân công
Theo dõi: Đơn vị sử dụng · Ban Nội vụ

Sau khi được xử lý theo thẩm quyền hiện hành, quá trình sửa chữa được theo dõi trên một phiếu duy nhất, liên kết xuyên suốt với hồ sơ tài sản.

Nội dung theo dõi

Đơn vị/người thực hiện sửa chữa

Ngày bắt đầu và dự kiến hoàn thành

Chẩn đoán nguyên nhân lỗi

Hạng mục công việc, phụ tùng thay thế

Chi phí theo hồ sơ được duyệt

Trạng thái: Đang sửa/Chờ linh kiện

Nguyên tắc dữ liệu: Mọi thay đổi tiến độ, chi phí và thời gian dừng đều cập nhật vào đúng phiếu sửa chữa của tài sản.

3

BƯỚC 03

Nghiệm thu, bàn giao lại và đóng phiếu

Xác nhận: Đơn vị sửa chữa · Đơn vị sử dụng
Cập nhật hồ sơ: Ban Nội vụ

Khi hoàn thành, các bên kiểm tra kết quả, nghiệm thu và bàn giao tài sản về đơn vị sử dụng. Phiếu chỉ được đóng khi đã xác định rõ tình trạng sau sửa chữa.

Hồ sơ kết thúc

Kết quả nghiệm thu và ngày hoàn thành

Tình trạng vận hành sau sửa chữa

Chi phí thực tế và chứng từ liên quan

Phụ tùng đã thay, điều kiện bảo hành

Tổng thời gian dừng tài sản

Khuyến nghị theo dõi/bảo trì tiếp theo

Hoàn thành sửa chữa→Nghiệm thu→Bàn giao lại→Cập nhật Asset Master

Điểm kết thúc quy trình: phiếu sửa chữa đã đóng, tình trạng tài sản được xác nhận và toàn bộ lịch sử đã liên kết với Asset ID.

QUY TRÌNH 03 · KIỂM SOÁT VỊ TRÍ VÀ TRÁCH NHIỆM

QUY TRÌNH ĐIỀU CHUYỂN TÀI SẢN

Kiểm soát việc thay đổi đơn vị sử dụng, vị trí hoặc người chịu trách nhiệm mà không làm thay đổi Asset ID. Việc chấp thuận điều chuyển thực hiện theo thẩm quyền hiện hành; hệ thống tập trung ghi nhận và bảo toàn lịch sử.

Nguyên tắc: một tài sản · một Asset ID · toàn bộ lịch sử điều chuyển

01 · Xác lập nhu cầuXác định nơi đi, nơi đến và lý do

→

02 · Bàn giao thực tếĐối chiếu tài sản và xác nhận trách nhiệm

→

03 · Cập nhật hệ thốngĐổi hiện trạng, giữ nguyên lịch sử và Asset ID

1

BƯỚC 01

Xác lập thông tin điều chuyển

Đề nghị: Đơn vị giao/đơn vị nhận
Kiểm tra dữ liệu: Ban Nội vụ

Khi phát sinh nhu cầu thay đổi nơi sử dụng hoặc người chịu trách nhiệm, đơn vị liên quan lập phiếu điều chuyển gắn với đúng tài sản trên hệ thống.

Thông tin tối thiểu

Asset ID và tên tài sản

Đơn vị, vị trí, người chịu trách nhiệm hiện tại

Đơn vị, vị trí, người nhận dự kiến

Lý do và ngày dự kiến điều chuyển

Tình trạng tài sản trước điều chuyển

Hồ sơ chấp thuận theo thẩm quyền

Điểm kiểm soát: Ban Nội vụ kiểm tra dữ liệu tài sản và tình trạng các phiếu đang mở; không tự quyết định chủ trương điều chuyển.

2

BƯỚC 02

Bàn giao và tiếp nhận tài sản

Thực hiện: Đơn vị giao · Đơn vị nhận
Xác nhận quản lý: Ban Nội vụ

Sau khi được chấp thuận, hai đơn vị kiểm tra tài sản thực tế và ký biên bản bàn giao. Tài sản chỉ được coi là đã chuyển khi bên nhận xác nhận tiếp nhận.

Biên bản xác nhận

Đúng tài sản, serial và số lượng

Tình trạng vật lý tại thời điểm giao

Phụ kiện và hồ sơ đi kèm

Ngày, giờ bàn giao thực tế

Người giao và người nhận

Vị trí sử dụng mới

Xử lý sai lệch: Nếu tài sản, số lượng hoặc tình trạng không khớp, tạm dừng hoàn tất phiếu và ghi nhận chênh lệch để xử lý.

3

BƯỚC 03

Hoàn tất phiếu và cập nhật Asset Master

Chủ trì cập nhật: Ban Nội vụ

Căn cứ biên bản đã ký, Ban Nội vụ hoàn tất phiếu điều chuyển và cập nhật hiện trạng mới trong hồ sơ quản lý tập trung.

Dữ liệu được cập nhật

Đơn vị sử dụng mới

Vị trí sử dụng mới

Người chịu trách nhiệm mới

Ngày hiệu lực điều chuyển

Tình trạng và trạng thái hiện tại

Liên kết biên bản bàn giao

Đơn vị cũ→Biên bản bàn giao→Đơn vị mới→Lịch sử điều chuyển

Điểm kết thúc quy trình: trách nhiệm mới đã có hiệu lực, Asset Master phản ánh đúng nơi sử dụng và lịch sử điều chuyển được bảo toàn.